Je moet een nieuwe markt aanboren, kosten besparen of een proces automatiseren. Nieuwe software kan helpen dit probleem op te lossen, maar welke software voldoet aan uw behoeften?
Er zijn drie hoofdcategorieën software: 1) verpakte software, 2) software as a service (SaaS) en 3) software op maat. Dit artikel beschrijft de voor- en nadelen van elk type software en kan je helpen om de juiste aankoopbeslissing te nemen voor jouw bedrijf.
Wanneer is verpakte software of SaaS de juiste keuze?
Als je een tekstverwerker, e-mailprogramma of boekhoudpakket wilt, dan is dat al gedaan. De producten zijn talrijk, volwassen en variëren van gratis tot zeer redelijk geprijsd.
Meer en meer bedrijfssoftware valt in deze commodity-ruimte, zoals enterprise content management oplossingen, document management programma's en customer relationship management (CRM) software. Deze tools hebben één doel en zijn meestal erg goed in wat ze doen.
Qua kosten is het kopen van software meestal goedkoper dan het bouwen van software op maat. Zoals we later zullen zien, zijn hier enkele kanttekeningen bij te plaatsen, maar deze conventionele wijsheid is vaak correct.
Dit is waar de meeste software-evaluaties eindigen. Het voldoet aan je eisen en het is goedkoper. Kopen en verder gaan, toch? Wacht eens even.
Er zijn een aantal risico's aan softwarepakketten en SaaS die vaak over het hoofd worden gezien:
- Ze bevatten vaak modules die u niet wilt en die misschien niet precies passen bij uw bedrijf. De modules toevoegen die u wel wilt, kost extra. Dat geldt ook voor het implementeren van de software en het aanpassen ervan aan uw bedrijf.
- Ze werken in functionele silo's en zijn meestal van meerdere leveranciers. Je moet er zeker van zijn dat het integreert met je andere systemen.
- Het kan zijn dat je de gegevens er niet uithaalt zoals jij dat wilt.
- Je gebruikers zijn misschien niet zo enthousiast over je keuze als jij.
Laten we eens wat dieper ingaan op deze problemen en wanneer ze je uiteindelijk kunnen doen kiezen voor aangepaste software.
Krijg precies wat je wilt, niet meer, niet minder
Software "uit het rek" kopen is de beste oplossing als het pakket aan al je bedrijfsvereisten voldoet. Maar meestal koop je functionaliteit die je niet nodig hebt en mis je functionaliteit die je wel nodig hebt. Je zou je bedrijf niet moeten aanpassen aan de software die je net hebt gekocht.
Het gebruikelijke antwoord is om consultants een oplossing te laten implementeren en deze aan te passen aan uw bedrijf. Als de pakketsoftware goed aansluit bij je vereisten, kan dit ook een goede keuze zijn. Je wilt echter alleen dat de consultants binnenkomen en de puntjes op de i zetten. Ze hoeven niets te herschrijven; ze hoeven het alleen maar te configureren voor uw organisatie en misschien integreren ze uw nieuwe software met enkele van uw bestaande systemen.
Maar op een gegeven moment (en dat zou vrij snel na de installatie moeten zijn) moeten de consultants klaar zijn en naar huis gaan. Als ze moeten blijven voor veel aanpassingen of integraties, is het misschien niet meer gerechtvaardigd om te kopen in plaats van te bouwen. En vergeet niet dat al die aanpassingen niet zomaar kunnen worden weggegooid wanneer de leverancier de volgende versie uitrolt van het product dat je hebt gekocht. Te veel bedrijven maken deze fout en raken verzeild in een cyclus van het voortdurend aanpassen van pakketsoftware.
Met op maat gemaakte software voldoet het programma aan alle eisen van het bedrijf en bevat het geen modules die u niet wilt. In het begin kost het meestal meer, maar omdat je alleen koopt wat je nodig hebt en niets meer, hoef je het niet voortdurend aan te passen.
Zorg voor diepgaande integratie met je bestaande systemen
Bij pakketsoftware varieert de integratie met je andere systemen van eenvoudig tot een pijnlijk implementatieproject. Als je bijvoorbeeld CRM-software koopt en al je bestaande klanten erin wilt laden, moet de tool hierin voorzien. De meeste consultants kunnen dit werk snel doen. Pijnlijke integraties zijn wanneer je de gegevens er niet uit krijgt, of je krijgt ze er wel uit, maar je moet de zeer vreemde API van de leverancier gebruiken om slechts één record per keer op te halen.
Als het nieuwe systeem een onderdeel is van een groter proces, of als het het record-systeem wordt voor je bedrijfsgegevens, dan heb je veel integratiepunten voor gegevens die in en uit het nieuwe systeem komen.
Bij maatwerksoftwaretoepassingen zijn deze integratiepunten ingebouwd omdat ze deel uitmaken van de oorspronkelijke vereisten. De software integreert diepgaand met je huidige bedrijfssystemen. Als het goed gedaan is, zijn de nieuwe integratie-API's geschreven op standaard manieren die ontdekt kunnen worden door alle nieuwe applicaties die in de toekomst online komen.
Hoe stabiel is die leverancier? Wat is je exitplan?
Het belangrijkste voordeel van softwarepakketten is de functionaliteit die je krijgt voor de prijs die je betaalt. Maar die waarde kan verloren gaan als de leverancier failliet gaat of wordt gekocht en niet langer je software ondersteunt. En wat gebeurt er als je hun software diep in je bedrijf verankerd hebt en de leverancier de volgende keer dat je over hun contract onderhandelt de prijs verhoogt? Vendor lock-in is een echt bedrijfsrisico.
In een worstelende economie is het niet ongebruikelijk dat kleinere softwareleveranciers worden opgekocht door grotere. Het komt ook vaak voor dat startende SaaS-bedrijven lage introductieprijzen aanbieden om klanten aan boord te krijgen en ze vervolgens afzetten zodra de kosten om die leverancier te verlaten hoog genoeg worden. Als je software koopt, denk dan na over de kosten op lange termijn en hoe je je gegevens wegkrijgt.
En maak niet zomaar een plan. Je moet testen of je plan echt werkt en of je de gegevens kunt krijgen wanneer je ze nodig hebt en in een formaat dat nuttig is voor jou. Dit is net als een evacuatieplan voor een gebouw. Meestal leest niemand het plan totdat de noodsituatie zich voordoet en dan is het te laat. Je moet echt testen of je gegevens in een niet-noodsituatie naar buiten worden gehaald om te zien of het plan echt werkt.
Met maatwerksoftware is je bedrijf vanaf het begin eigenaar van alle code en alle gegevens. De meeste systemen worden na de bouwfase overgedragen aan IT-afdelingen, dus er is geen risico dat uw gegevens worden gegijzeld.
Hoewel het onwaarschijnlijk is, is het zeker mogelijk dat je leverancier van maatwerksoftware failliet gaat of door een concurrent wordt gekocht tijdens de ontwikkelingsfase. Als het systeem echter wordt geschreven volgens de standaarden van uw IT-afdeling en uw leverancier van applicatieontwikkeling om de paar weken werkende versies van de code vrijgeeft, minimaliseert u het risico op een vendor lock-in of vendor going-out-of-business.
Waar worden de gegevens opgeslagen?
Bij pakketsoftware worden de gegevens vaak opgeslagen in een eigen database. Zelfs als het in een meer gangbaar databaseformaat staat, ondersteunen veel leveranciers geen directe queries of rapporten tegen de gegevensopslag.
Als je SaaS gebruikt en de gegevens in de cloud staan, weet je niet zeker waar ze zijn. Dat werkt geweldig voor sommige organisaties die echt redundantie en beschikbaarheid willen, maar voor gevoelige gegevens of voor bedrijven die streng gereguleerd zijn, zal gegevensbeveiliging een doorslaggevende factor zijn bij de aankoop.
Aangepaste software plaatst de gegevens waar de organisatie ze wil hebben, omdat de toegang tot en de locatie van de gegevens deel uitmaken van de vereisten. De gegevens zijn zo veilig, redundant en beschikbaar voor query's en rapporten als de eisen dat vereisen.
Zorg dat gebruikers meewerken
Het typische IT aankoopproces bestaat uit het identificeren van de vereisten en het vinden van de verpakte software die het beste past. Deze evaluatie wordt vaak overgedragen aan een technisch persoon om er zeker van te zijn dat de software past bij de organisatie vanuit een IT-perspectief.
Het probleem ontstaat wanneer een pakket wordt gekozen en de gebruikers te horen krijgen dat ze vanaf volgende week maandag in training gaan en vanaf de maandag daarna het nieuwe systeem gaan gebruiken. Als de gebruikers niet hebben geholpen bij het kiezen van de software, kunnen ze het afwijzen of de implementatie saboteren.
Bij maatwerksoftware en maatwerkintegratieprojecten worden de gebruikers al in een vroeg stadium betrokken bij de vereisten en moet het nieuwe systeem worden aangepast aan hun specificaties. Zij zijn de belangrijkste belanghebbenden en kunnen de toon zetten voor een succesvolle implementatie in uw hele organisatie.
Conclusie
Beslissingen over de aankoop van software kunnen net zo complex zijn als de problemen die ze proberen op te lossen. Beslissers moeten rekening houden met de kosten en risico's op korte en lange termijn van het kopen van kant-en-klare software of SaaS-software, het kopen en aanpassen om het te integreren in het bedrijf of het volledig kiezen voor op maat gemaakte applicatiesoftware. Het gemakkelijke antwoord is niet altijd het beste antwoord als alle risico's in overweging worden genomen.
Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie.
