U wilt een nieuwe markt aanboren, kosten verlagen, of een proces automatiseren. Nieuwe software kan helpen, maar welke software past bij uw situatie?

Er zijn drie hoofdcategorieën: 1) standaardsoftware, 2) software as a service (SaaS), en 3) maatwerksoftware. Dit artikel bespreekt de voor- en nadelen van elk type en helpt u de juiste keuze te maken.

Een goed vertrekpunt is de vraag of het proces dat u wilt oplossen een concurrentievoordeel is of een standaardactiviteit. Als alle bedrijven in uw sector hetzelfde proces op dezelfde manier uitvoeren, is een pakketoplossing waarschijnlijk de juiste keuze. Als het proces juist onderscheidend is voor uw organisatie, is het de moeite waard om te overwegen de software die dat proces aantuurt zelf te bezitten.

Wanneer is standaardsoftware of SaaS de juiste keuze?

Als u een tekstverwerker, e-mailclient, of boekhoudpakket nodig heeft, is het al gedaan. Het aanbod is groot, de producten zijn volwassen, en de prijzen lopen uiteen van gratis tot zeer betaalbaar.

Steeds meer bedrijfssoftware valt in deze categorie, zoals enterprise content management, documentbeheer en CRM-software. Deze tools hebben een duidelijk doel en zijn daar doorgaans goed in.

Qua kosten is standaardsoftware kopen meestal goedkoper dan maatwerksoftware laten bouwen. Dat klopt vaak, maar er zijn nuances die dit beeld kunnen veranderen.

Dit is waar de meeste software-evaluaties eindigen. Het voldoet aan de eisen en het is goedkoper. Gewoon kopen en doorgaan, toch? Even niet zo snel.

Er zijn risico's aan standaardsoftware en SaaS die vaak over het hoofd worden gezien:

  • Ze bevatten vaak modules die u niet nodig heeft en missen soms functionaliteit die u wel nodig heeft. Extra modules kosten extra. Implementatie en aanpassing aan uw organisatie ook.

  • Ze werken in functionele silo's en komen vaak van meerdere leveranciers. U moet zeker weten dat integratie met uw bestaande systemen haalbaar is.

  • Ze geven u mogelijk niet de controle over uw eigen data die u nodig heeft.

  • Uw gebruikers zijn misschien minder enthousiast over uw keuze dan uzelf.

Laten we deze risico's nader bekijken en bepalen wanneer ze de balans richting maatwerksoftware doen doorslaan.

Precies wat u nodig heeft, niet meer en niet minder

Standaardsoftware kopen is de juiste keuze als het pakket volledig aansluit op uw bedrijfsprocessen. Maar in de praktijk koopt u vaak functionaliteit die u niet gebruikt en mist u functionaliteit die u wel nodig heeft. U zou uw bedrijfsvoering niet moeten aanpassen aan de software die u aanschaft.

De gebruikelijke oplossing is consultants inschakelen om het pakket te implementeren en aan te passen. Als de software grotendeels aansluit op uw eisen, kan dat goed werken. U wilt dan dat consultants de scherpe randjes bijvijlen, niet dat ze het systeem herschrijven. Ze configureren het voor uw organisatie en koppelen het eventueel aan bestaande systemen.

Op een gegeven moment, en dat moet vrij snel na de implementatie zijn, moeten de consultants klaar zijn en vertrekken. Als ze blijven terugkomen voor aanpassingen en integraties, bent u de rechtvaardiging voor kopen in plaats van bouwen al kwijt.

Hier zit het addertje onder het gras dat organisaties vaak verrast: die aanpassingen blijven niet staan. Wanneer de leverancier een nieuwe versie uitbrengt, moet elke aanpassing opnieuw worden beoordeeld, getest, en in veel gevallen herschreven om de upgrade te overleven. Organisaties die zwaar hebben gecustomised, besteden structureel ontwikkelcapaciteit aan het bijhouden van hun eigen afwijkende versie. Op dat moment heeft u geen software meer gekocht. U heeft een startpunt gehuurd en vaste medewerkers aangenomen om de kloof met de standaardversie te onderhouden. Maatwerksoftware kost meer bij de start, maar u betaalt niet permanent voor aanpassingen die u eigenlijk nooit had moeten hoeven maken.

Diepe integratie met uw bestaande systemen

Bij standaardsoftware loopt integratie met uw andere systemen uiteen van eenvoudig tot een volwaardig implementatieproject. Als u bijvoorbeeld CRM-software aanschaft en uw bestaande klantgegevens wilt importeren, zou dat standaard moeten werken. Pijnlijke integraties ontstaan wanneer u de data er niet uitkrijgt, of alleen via een leveranciers-API die per definitie niet is ontworpen om volledige export gemakkelijk te maken.

Als het nieuwe systeem onderdeel is van een groter proces, of als het de centrale databron wordt voor uw organisatie, zijn er veel integratiepunten voor data die in en uit het systeem stromen.

Bij maatwerksoftware zijn die integratiepunten ingebouwd omdat ze onderdeel zijn van de oorspronkelijke eisen. De software integreert diep met uw huidige systemen. Als het goed gedaan is, zijn de nieuwe APIs op een standaard manier gebouwd, zodat toekomstige applicaties er zonder extra werk gebruik van kunnen maken.

Hoe stabiel is die leverancier? Wat is uw exitstrategie?

De waardepropositie van standaardsoftware is de functionaliteit die u krijgt voor de prijs die u betaalt. Maar die waarde verdampt als de leverancier failliet gaat, wordt overgenomen, of de prijs verhoogt op het moment dat u te diep verweven bent om gemakkelijk te vertrekken. En hoe meer u heeft aangepast, hoe lastiger de overstap wordt. Dat is geen toeval.

SaaS-bedrijven zijn hier bijzonder goed in. Lage instapprijzen halen u aan boord. Integratie met uw systemen en jaren aan opgeslagen data verhogen uw overstapkosten. Bij contractverlenging onderhandelt u vanuit een zwakke positie.

Veel SaaS-platforms kennen ook geen standaard-API die concurrerende producten ondersteunen. Dat betekent dat uw exitplan een migratieproject vereist, niet alleen een beslissing. Voordat u een meerjarig contract tekent, moet u precies weten hoe u uw data terugkrijgt en in welk formaat. En test het. Voer de export uit in een niet-productieomgeving en controleer of het resultaat ook daadwerkelijk bruikbaar is. De meeste organisaties doen dit pas als het nodig is, en dat is precies het slechtste moment om te ontdekken dat het plan niet werkt.

Bij maatwerksoftware bezit uw organisatie de code en de data vanaf dag één. Er is geen leverancier om mee te onderhandelen en geen eigen formaat om uit te ontsnappen.

Waar staat uw data?

Bij standaardsoftware staat de data vaak in een eigen database. Zelfs als het een gangbaar formaat is, ondersteunen veel leveranciers geen directe queries op hun dataopslag, of berekenen ze extra voor rapportagetoegang.

Bij SaaS staat uw data in de cloud, op infrastructuur die u niet beheert en in een jurisdictie die u mogelijk niet heeft gekozen. Voor sommige organisaties is dat geen probleem. Voor enterprise-organisaties die opereren onder de AVG, sectorspecifieke regelgeving, of interne beveiligingseisen is het een reëel obstakel. Toezichthouders accepteren "de leverancier regelt dat" niet als antwoord wanneer er iets misgaat. U blijft verantwoordelijk voor uw data, ongeacht waar die zich bevindt.

Maatwerksoftware plaatst de data waar uw organisatie dat vereist, omdat opslaglocatie, toegangscontrole en compliancevereisten onderdeel zijn van de oorspronkelijke specificatie. U kunt een beveiligingsaudit doorstaan omdat u de antwoorden kent.

Draagvlak bij uw gebruikers

Het klassieke IT-inkoopproces is: eisen opstellen, het pakket zoeken dat het beste aansluit, en de technische beoordeling overdragen aan een specialist. Dat werkt prima voor de IT-kant van de afweging.

Het probleem ontstaat wanneer een pakket is gekozen en gebruikers te horen krijgen dat ze de volgende maandag in training zitten en de maandag daarna met het nieuwe systeem moeten werken. Als gebruikers niet betrokken zijn geweest bij de keuze, kunnen ze het systeem afwijzen of de implementatie ondermijnen.

Bij maatwerksoftware en maatwerkintegraties worden gebruikers vroeg betrokken bij de eisen, en het nieuwe systeem wordt gebouwd naar hun specificaties. Zij zijn de belangrijkste stakeholders en bepalen mede de toon voor een succesvolle adoptie in uw organisatie.

Conclusie

Software-inkoopbeslissingen kunnen net zo complex zijn als de problemen die ze moeten oplossen. Beslissers moeten de korte en lange termijn kosten en risico's afwegen van het kopen van standaard- of SaaS-software, het kopen en aanpassen ervan, of het volledig inzetten op maatwerksoftware. Het makkelijkste antwoord is niet altijd het beste antwoord als alle risico's worden meegewogen.

Neem contact op met Volare Software voor meer informatie over maatwerksoftware laten bouwen voor uw organisatie.